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小议医院应付账款的管理

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  摘要:随着经济发展、社会进步以及医疗水平的不断提高,医院对医疗设备、药品等需求越来越大。而为缓解医院的尤其是企业医院的资金周转困难、提高资金使用率等问题,应付账款成为医院资金的重要来源。随着医院规模不断扩大,就其现在的状态应加强医院对应付账款的有效管理,使应付账款能更好的为医疗发展事业发挥重要作用。 
  关键词:医院;应付账款;管理 
  医院应付账款管理尤其是企业医院管理迫在眉梢,应付账款有效管理直接影响着医院是否可以长期高质量的发展下去,是否可以高品质为患者及社会服务,履行国家公益服务行业职责。本文从企业医院现状出发,对企业医院应付账款管理形成原因分析、发现问题并提出自己解决问题的一些小见解。 
  一、应付账款管理的形成原因 
  应付账款,属于负债中的流动负债类科目,是指企业因在供应商购买货物或者接受劳务而发生并在规定的一个营业周期内偿还的债务。应付账款主要反映的是企业和供应商的经济交易关系,供货商根据企业信誉先提供货物或者劳务,在双方达成共识的规定时间内企业支付货款,也就是企业收取货物或接受劳务与支付款项在时间上不一致而产生的负债。随着社会的发展,医疗水平的不断提高,采购药品、器械等产生的应付账款成为医院负债中的重要组成部分及医院资金的重要来源。因此,应付账款有效管理在企业医院中显得尤为重要。 
  二、应付账款管理存在问题 
  1.应付账款挂账不及时 
  医院通常用的HIS网系统,其网络连接物资采购系统但财务系统则是独立存在的,与其他系统无关联。医院采购有专业部门负责并录入物资采购系统。而采购部门却没有及时将发票、入库单及随货同行等原始凭证上交财务部门进行财务处理,导致财务账目与采购部门账目不相符,可能会出现不能按时付款现象致使医院在供货商心中的信誉大打折扣;或者设备、药品、器械等货物已到货并入库,但供货商并没有提供发票,采购部门没有上报财务部门做暂估入库账务处理;又或者货物已做暂估入库但供货商却长期不提供发票,虽然不用按期付款但却从侧面协助了供应商推迟交税,并且隐瞒其资产,使其少记利润,帮助供货商做违法乱纪行为,给医院带来不必要的麻烦。 
  2.岗位职责不规范,分工不明确 
  医院的应付账款形成主要是医院为了先使用后付款,而有些医院岗位分工不明确。医院没有设立各使用科室提前提出采购某些货品要求的环节,直接由采购部门无预算自行购买,导致医院应付账款业务-物资采购不合理,形成了物资浪费或供不应求现象;负责采购和付款是同一科室甚至是同一人,不能做到互相监督,互相制约;关键岗位长期不轮换,员工无良好的职业道德,滥用职权收受贿赂,损害医院利益。 
  3.相关部门业务水平不专业 
  采购部门业务水平不专业,没有在源头上对供货商交来的合同、发票、入库单、随货同行及验收部门的验收单等应付账款的原始凭证是否真实、完整、合法合规进行认真仔细核对审查。财务部门在对其原始凭证复核时出现各种各样问题,无法在规定时间内付款,致使有些稀缺药品或专供药品不能及时供货影响病人使用;并且没有良好的职业道德,收受供货商贿赂,帮助其在医院做一些违反医院规章制度甚至违规的行为。 
  入库时用发票、入库单、随货同行等附件做入账,由于付款和入库时间有差异,付款时不再附发票,而财务部门相关人员单单根据支款单摘要上的供货商名称进行付款,因此不能保证支付应付账款时,收款单位与合同签订单位、开发票单位、收款单位的名称一致。 
  3.科目设置和核算不规范 
  企业医院因为其特殊性,购买设备、器械,试剂、药品、总务等及接受劳务种类、数量繁多,进出频繁,且要层层汇报审批把关。因此对此科目会计核算有很高的要求,而有些医院入账时则仅用应付账款一级科目入账,没有设明細科目而将药品、器械、设备、总务等混在一起,严重影响后期核实对帐及付款,不能一目了然为之后工作增加工作量,影响它的准确性,更加在某种程度上帮助一些人趁乱做违法乱纪行为。 
  三、应付账款管理对策 
  1.规范医院应付账款会计核算和审核工作 
  企业医院“应付账款”明细科目的设置一定要准确和规范。在“应付账款”一级科目的基础上要增设应付账款—药品,器械、总务等二级科目以及供货商三级明细科目,这样应付账款总账,药品、器械、总务等明细账可清晰查找、审核。 
  当遇到先收到货物,但发票没有同期送达的情况下,为做到财务的账目和采购部门实际货物相符,应先按双方合同约定的价格或供应商交来的随货同行上的价格暂时估价入账,即借记“周转材料”贷记“应付账款—材料暂估”下月初发票送达时,则要做相反的分录或者用红字原路冲回,再按照正常的分录作账务处理。 
  2.建立完整的医院信息系统 
  医院的信息系统主要是HIS网络,要通过HIS网络将采购系统和财务系统相关联,保证医院HIS网络基础信息的准确性完整性。在根源规范应付账款的采购、付款流程,合理分配业务权限建立完整有效的信息系统。可以有效帮助采购部门实时记录和财务部门及时入账,方便财务部门和采购部门账目供货商账户、金额及采购范围等核对,及时发现应付账款账目问题并解决问题,提高效率和准确性,并可以节约各项成本。 
  3.加强应付账款的内控管理,提高相关岗位员工素质 
  健全医院内部控制制度严格执行医院“采购与付款业务”岗位职责分工、明确各不相容岗位,对业务记录、凭证填写、账账核对都要按照规定一一进行。定期或不定期的进行工作轮岗及总结,按照国家规定内控制度规定,并结合本单位自己实际情况进行在规定年限内轮岗,目的就是为了防止其利用职权和工作便利收受商业贿赂、为自己谋私利而损害医院利益。财务部门要进行监督,并根据采购部门提供的发票、验收单、随货同行等并结合财务规定进行审核,按照医院规定月份应付账款往来账明细及时付款。医院业务人员要有良好的职业道德和业务素质,避免应付账款不实、收受贿赂行为发生。 
  加强内部审计及监督,医院内部根据医院内控制度定期的对相关部门及相关流程进行检查,如出现问题要查明原因,采取有效措施进行纠正和完善。 
  每年定期或不定期针对应付账款总账及明细账对物资采购部门、财务部门及供应单位三者核对,防止差错、漏记、弄虚作假和贪污挪用等问题发生,发现问题以便及时进行调整和纠正。 
  通过上述分析,医院应付账款的管理就要从完善医院信息系统,制定合理的内部控制,提高岗位职责员工素质,规范会计核算和审核等方面,对应付账款进行有效管理。可以更好的提高医院信誉,保障医院与供应商可以长期有效的继续合作,保证医院能够进一步提升医疗护理水平,为患者和社会更好的服务,医院可以在众多竞争对手中继续前行。 
  参考文献: 
  [1]周莉.试论企业应付账款的管理与风险防范[J].财经界(学术版),2016(02). 
  [2]张竞心.探析应付账款的管理状况[J].中国乡镇企业会计,2019(06). 
  [3]开滦集团公司内部控制制度.开滦(集团)有限责任公司.2019(03). 
  (作者单位:开滦总医院)

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